Après quelques épisodes génériques, revenons sur un des points que nous répétons régulièrement au sein de Freedelity chez nos collaborateurs. L'inbox 0. En quoi cela consiste, et pourquoi essayer de toujours arriver à ce paradigme?

L'inbox zéro, cela consiste comme son nom le dit assez bien à toujours essayer d'arriver à avoir une inbox vide à la fin de journée. En gros, chaque fois que vous recevez un email, soit vous le traitez, soit vous le déléguez, soit il est classé dans un outil de gestion de tâches pour pouvoir suivre son développement car il vous sera impossible de le traiter rapidement. L'important pour votre interlocuteur, ce qui est source de stress, c'est de savoir si oui ou non vous avez bien reçu sa demande et dans quels délais vous aller pouvoir la traiter.

Au final donc, même si vous n'êtes pas dans la possibilité de pouvoir répondre à la demande le jour même, votre interlocuteur sera content de savoir que vous avez bien reçu son email, et qu'il dispose d'un délai pour avoir sa réponse. Il pourra de se fait s'organiser en conséquence en attendant, ou vous revenir car le timing n'est pas acceptable de son point de vue pour une raison ou une autre, mais en tous cas, il aura été rassuré.

Si la demande ne prend que quelques minutes, il est de coutume de le réaliser de suite, c'est plus simple, et même si vous avez une journée chargée vous devriez toujours avoir 1h à consacrer aux tâches simples pour ne pas bloquer votre correspondant. Si la tâche est complexe, il faudra la planifier, mais au plus vite cette tâche sera réalisée au plus vite vous serez à nouveau disponible pour une nouvelle tâche, ou pour vous occuper d'un développement plus conséquent.

Autre raison technique, lorsqu'on envoie un email, il est daté de l'heure en cours sur la machine sur laquelle il est écrit. Si par hasard cet email est écrit hors ligne, et que votre correspondant ne récupère son accès que quelques jours plus tard, si vous ne disposez pas d'une inbox vide, son email sera perdu dans vos vieux emails et il sera difficile de vous en rendre compte. Mais peut être ne disposez vous pas forcément d'un CRM derrière, ou peut être la demande reçue n'a pas pour une raison ou une autre besoin de se retrouver dans votre CRM. Si tel est le cas, il existe plein d'autres astuces, comme de créer des dossiers pour les 3 à 4 jours à venir, et de remplir chaque dossier avec les tâches que vous pourrez exécuter ce jour précis. C'est basique, mais le cerveau humain a du mal à s'organiser et à se motiver en voyant une longue liste de tâches, alors qu'en voyant 3 ou 4 emails à absolument traiter pour la journée c'est beaucoup plus facile.

Ce concept n'est pas évident à toujours suivre, c'est une discipline à avoir, mais on peut également étendre le principe à d'autres outils. Si vous disposez d'un CRM avec des dizaines de tâches à court terme, concentrez vous sur toutes les tâches courtes afin de pouvoir aérer votre planning, puis de prendre enfin en mains ce qui sera plus conséquent. Cela permettra une fois encore à vos correspondants de débloquer plein de petites tâches, et ne donnera pas d'impression de surcharges alors que vous avez parfois du mal à tout finir sur une journée.

Alors... quand passerez-vous aussi à une inbox zéro?

Sébastien