Les associations sans but lucratif peuvent désormais obtenir le logiciel Office 365 à titre gracieux ou à un prix social grâce à une nouvelle offre proposée dans le cadre du programme de donation de Microsoft. Ce sera possible dès aujourd’hui dans 41 pays, dont la Belgique et le Luxembourg. En juillet 2014, cette initiative sera encore élargie à nonante pays dans le monde. Pour en savoir plus à ce propos, suivez le lien www.microsoft.com/office365nonprofits.

Office 365 permet d’accéder en tout lieu à vos documents et fichiers par le biais d’applications Office sur votre ordinateur, votre smartphone ou votre tablette. L’échange de documents et la collaboration se simplifient grâce, entre autres, à des agendas partagés ou à une fonction de vidéoconférence prévue de série. Office 365 n’est pas installé physiquement sur les appareils, mais il est dématérialisé, il tourne dans le cloud. Il ressort d’une étude réalisée par TechSoup Global quel les asbl considèrent que la simplification de l’administration IT est le plus grand avantage du cloud computing (79%). Elle est suivie par les économies (62%), une meilleure collaboration(61%) et une sécurisation accrue des données (54%).

Office 365 se décline en plusieurs versions. Si vous optez pour E1, vous recevez le logiciel gratuitement. Les asbl qui optent pour E3 paient 4,3 euros par utilisateur et par mois au lieu de 19 euros. Un Small Business Pro 2 se monnaie à 1,6 euro par utilisateur et par mois au lieu de 10,4 euros.

La Ligue d’Athlétisme flamande économise 2 500 euros par an
La Ligue d’Athlétisme flamande a participé à un projet pilote et utilise déjà Office 365 depuis l’été. « À l’instar de la plupart des asbl, nos connaissances internes en informatiques sont limitées. Pour nos e-mails, nous avions une double solution… Aujourd’hui, nous gérons tout via Office 365. Nous réalisons ainsi des économies de l’ordre de 2 500 euros par an, tout en conservant les mêmes fonctions comme la gestion centralisée et un filtre antispam. Par ailleurs, nos boîtes aux lettres ont désormais une plus grande capacité. Comme Exchange est dématérialisé, il est très facile de synchroniser Outlook : je lis mes e-mails sur mon ordinateur portable, mon smartphone ou, à domicile, sur un PC », indique Ludwig Peetroons, directeur de la Ligue d’Athlétisme flamande.

Vlajo évite de dépenser 35 000 euros
« Office 365 est parfaitement en phase avec notre mode de travail. Nos coordinateurs sillonnent toute la Flandre et ne se rencontrent que rarement. Office 365 nous permet désormais de communiquer très rapidement : Lync nous indique le nom de l’appelant et la date de l’appel. Nous utilisons le chat pour poser des questions brèves et délester ainsi les boîtes aux lettres de messagerie. Cette initiative est comme une manne tombée du ciel. Nos anciens serveurs devaient être remplacés de toute urgence, mais l’achat, l’installation et l’entretien d’un nouveau serveur représentent rapidement un coût de 35 000 euros, impossible à supporter par une asbl. Avec Office 365, tout tourne dans le cloud. Nous avons toujours la dernière version et pouvons consulter nos informations en tout lieu et à toute heure, même sur nos smartphones », explique Mieke Kennes, coordinatrice de Vlajo.

Les asbl et les ONG intéressées peuvent s’inscrire via www.office365.be.

SOCIALware, la branche du Benelux de TechSoup, examine les demandes des asbl intéressées par des programmes de donation de ce type. Entrent en considération, notamment des asbl avec un caractère culturel et/ou social comme les clubs de sport. En revanche, les partis politiques et les associations professionnelles sont exclus. « Microsoft nous confie la sélection en raison de notre neutralité. Selon nous, cette nouvelle initiative devrait générer de nombreuses demandes, car elle permet aux asbl d’accéder ainsi à un progiciel à la fois tendance et complet », souligne Catherine Van Eeckhaute, Programme manager de SOCIALware.

Près de 800 millions pour 70 286 asbl

Microsoft organise des programmes de donation depuis plus de trente ans déjà. L’année dernière, Microsoft a offert près de 800 millions de dollars en liquide, logiciels et services à pas moins de 70 286 asbl de plus de 115 pays.

« Les asbl ont un mode de travail identique à celui d’autres organisations et entreprises, mais ne disposent souvent pas des technologies les plus récentes en raison de leurs ressources limitées. Nous entendons changer la donne avec cette nouvelle initiative. Avec Office 365, elles devront dorénavant consacrer moins de temps à leur informatique et disposeront de tous outils nécessaires pour effectuer un travail efficace et se concentrer sur leur cœur de métier », constate Laurence Verriest, Responsable Corporate Social Responsibility de Microsoft.