Dieghem, le 22 juillet 2009 – Iron Mountain, leader mondial de la protection, du stockage et de la gestion des informations physiques et numériques, lance une solution de gestion des documents spécialement conçue pour les départements des Ressources Humaines (RH). La solution permet de gérer intégralement les dossiers, depuis leur création jusqu’à leur destruction.

Les dossiers RH contiennent les informations les plus sensibles d’une entreprise. Il est crucial de bien conserver ces données et d’en assurer l’accessibilité, mais ce n’est pas une mince affaire. Lorsque différents bureaux effectuent des tâches RH ou que le directeur des Ressources Humaines est responsable de plusieurs régions géographiques (nationales ou internationales), il est souvent malaisé d’offrir un accès rapide aux informations RH ainsi disséminées.

Les départements RH sont confrontés à trois défis en matière de gestion des documents : ils doivent assurer un accès sécurisé aux données RH, garantir que les informations se conforment aux réglementations et réduire les coûts de stockage.

- L’accès aux fichiers RH – sur papier ou numériques – doit être sécurisé et contrôlé. Les employés sur site et la direction doivent avoir accès aux mêmes documents. Vu que les documents sont utilisés par différents employés, il y a un risque d’inefficacité, des données peuvent sortir de l’entreprise sans autorisation ou des documents peuvent être perdus. Lorsque les documents originaux ne sont pas aisément accessibles, les utilisateurs effectuent des copies illicites. Même si les copies sont contrôlées, il faut s’attendre à ce qu’il en circule malgré tout, ce qui nuit à la précision des données sur les employés. Les départements RH sont également confrontés au défi de se conformer aux réglementations nationales et internationales en matière de données RH.

- Selon leur taille, les entreprises créent des centaines, voire des milliers des fichiers RH par jour. L’installation et la maintenance d’espaces de stockage nécessite de lourds investissements en matériel et en personnel.

Afin d’aider les entreprises à relever ces défis, Iron Mountain fournit une solution sur mesure pour la gestion des dossiers RH.

Les Document Management Solutions (Solutions de Gestion des Documents) d’Iron Mountain répondent aux besoins des PME comme des grandes entreprises. Les solutions couvrent tout le cycle de vie des fichiers actifs et combinent stockage physique, numérique et par traitement d’image. Elles aident en outre les entreprises à mieux gérer, sans investissements supplémentaires, leurs plans visant à assurer la continuité de leurs activités ou à réagir aux sinistres.

Le Digital Record Center est un des Document Management Solutions. Avec la plate-forme d’hébergement du Digital Record Center d’Iron Mountain, les utilisateurs peuvent consulter des documents stockés via leur navigateur en ligne. Il est ainsi possible – selon les privilèges d’accès – d’afficher, d’agrandir ou de rétrécir des miniatures, de faire tourner et de télécharger des images, ainsi que d’imprimer et d’envoyer des fichiers via une technologie de streaming efficace. Le département RH a alors un accès permanent aux données des employés, depuis n’importe quel lieu. L’utilisation de la technologie d’Iron Mountain réduit le coût du stockage physique et améliore la protection des informations sensibles tout en fournissant des comptes rendus internes détaillés.

A propos de Iron Mountain Europe

Iron Mountain Europe est une filiale d’Iron Mountain Incorporated (NYSE: IRM), leader mondial des services de protection et de stockage des informations. Iron Mountain dessert 56 marchés dans 18 pays européens. Pour de plus amples informations, consultez le site: http://www.ironmountain.be

Iron Mountain aide les organisations du monde entier à réduire les coûts et les risques associés à la protection et au stockage des informations. La société propose une gamme complète de solutions de gestion d’archives (records management) et de protection des données. Elle apporte son expertise et son expérience pour relever des défis complexes tels que l’augmentation des coûts de stockage, les litiges, la conformité aux obligations légales et réglementaires ainsi que la reprise après sinistre. Fondée en 1951, Iron Mountain est le partenaire de confiance de 100,000 entreprises clientes en Amérique du Nord, en Amérique Latine, en Europe ainsi que dans la région Asie-Pacifique. La société emploie plus de 20 000 personnes dans le monde et a généré un chiffre d’affaires de 2,7 milliards de dollars en 2007.