Le fichier OST ne sert que lorsque tu es déconnecté du serveur.
C'est pratique pour celui qui a un portable. Pour un ordi de bureau ce n'est pas nécessaire, sauf en cas de panne d'un serveur non redondant.

Quand tu fais une recherche, elle se fait sur le serveur, donc tu peux limiter ton OST à 1 an.

Je ne sais pas si la taille du fichier OST va se réduire automatiquement. Si ne n'est pas le cas:
Control panel > Mail > Data files > Settings > Advanced > Outlook Data file settings > Compact Now.