Près d’un million de pages numérisées et indexées chez AG Real Estate grâce à Ricoh Belgium
Publié le 22/02/2018 Dans Press Releases  Par zion
Le texte suivant est issu d'un communiqué de presse et ne reflète en rien l'opinion de la rédaction.
Vilvorde, le 22 février 2018 – AG Real Estate a décidé de réorganiser ses informations pour s’aligner sur sa vision future du digital. Le groupe immobilier a donc fait appel à Ricoh pour réorganiser son fonctionnement. Ainsi, ce ne sont pas moins de 4.500 classeurs qui ont été numérisés, plus de 100.000 documents indexés (dont 45.000 factures) pour presque 1.000.000 de pages.

Une réorganisation due à un déménagement

C’est lors du déménagement de ses bureaux qu’AG Real Estate a constaté que la gestion ses bibliothèques d’informations pouvait être améliorée. Les documents de travail, sous format papier, utilisés par les collaborateurs d’AG Real Estate dans leur travail quotidien étaient archivés dans des boîtes, ce qui a créé des difficultés pour son déménagement. Comme pour beaucoup d’entreprises, ces documents étaient aussi entreposés ailleurs, chez un prestataire de services. Cela représentait un coût d’environ 100.000 euros par an dont l’entreprise désirait se passer! A ce montant, il fallait encore ajouter le coût à l’année de la location de serveurs dédiés au stockage des documents numériques...

Le responsable IT d’AG Real Estate avait déjà eu l’occasion de mettre en place un projet de digitalisation avec Ricoh auprès de son ancienne société. La qualité du service ainsi que le professionnalisme des employés l’ont poussé à recommander fortement Ricoh pour ce nouveau projet.

Lors de cette mission, ce ne sont pas moins de 4.500 classeurs qui ont été numérisés, plus de 100.000 documents indexés (dont 45.000 factures) pour presque 1.000.000 de pages. L’historique (papier et digital) de la société a également été migré dans la GED (gestion électronique des documents). Ce dernier représentait environ 20 ans d’histoire… AG Real Estate n’avait aucun système de GED auparavant. Ce projet Ricoh, rondement mené, était en fait la 4ème tentative d’implémentation d’un tel système au sein du groupe immobilier.

AG Real Estate avait besoin de remplacer ses serveurs de fichiers actuels par une véritable plateforme de gestion de l’information et de collaboration. Pour réaliser cette réorganisation, Ricoh a conseillé comme solution Kofax Capture, pour digitaliser les documents, et Sharepoint pour archiver ces informations et pour collaborer.

Kofax capture et Sharepoint

Première solution logicielle de capture de données électroniques et papier, Kofax Capture accélère les processus en collectant divers documents et formulaires, de n’importe quel format (document papier ou fichier électronique), pour les transformer en informations digitales précises et facilement exploitables. Celles-ci sont ensuite transférées dans les applications et bases de données de l’entreprise. Peu importe la source et l’endroit où se trouve l’information (regroupée sur un site central ou dispersée sur des plans de travail ou dans des bureaux délocalisés à travers le monde), Kofax Capture aide à la retrouver et garantit le contrôle du contenu. La plateforme est capable d’extraire des informations importantes, comme du texte imprimé, des codes-barres, des mots manuscrits ou même des cases à cocher. Il s’agit de la solution de numérisation et d’indexation la plus rapide et flexible du marché.

Grâce à Kofax Capture, tous les documents papier sont numérisés. Pour les gérer de manière centralisée, c’est la solution Sharepoint qui rend tout possible. Sharepoint est une plate-forme utilisée comme système de gestion des documents et s’intègre de manière transparente pour éviter la duplication d’informations. Elle s’adapte parfaitement à la structure IT existante au sein d’AG Real Estate et permet de stocker, partager et collaborer facilement et efficacement.

« Tout changement des méthodes de travail demande une certaine adaptation dans le chef des utilisateurs. AG Real Estate n’a pas échappé à la règle et nos consultants Ricoh ont su faire preuve de psychologie et de créativité pour accompagner les utilisateurs dans cette nouvelle manière de travailler. La principale réserve a été l’adoption des méta-tags (ou méta-balises), surtout pour les utilisateurs ayant l’habitude d’une structure 'en dur ' avec arborescence. »

Eric Gryson, CEO de Ricoh Belgium/Luxembourg

Néanmoins, il a fallu peu de temps pour convaincre les plus réticents de l’utilité et la nécessité de l’outil. Le fait d’avoir standardisé leur méthode de classement a généré un gain de temps non négligeable pour les utilisateurs. L’utilisation de fonctions comme le « Versioning », le « Send Mail to » ainsi que la collaboration sur les documents en cours ont également grandement amélioré la gestion documentaire au quotidien.

L’utilisation quotidienne de la solution GED augmente peu à peu. Les utilisateurs font preuve d’initiatives depuis quelque temps, pour développer de nouvelles fonctions ou encore pour lancer des nouveaux projets directement avec Sharepoint. Il faudra encore du temps avant que ce système devienne la norme, mais le groupe immobilier commence déjà à voir une certaine réflexion de ses employés qui se tournent vers des solutions numériques.

Mis à la page

Maintenant, le groupe immobilier scanne, sauvegarde et partage facilement ses documents avec l’ensemble du personnel pour améliorer son organisation, sa collaboration et son efficacité. Les plans de construction, les documents des différents départements HR, Facility, Fleet, It, Core Business… Tout est disponible de manière digitale et sauvegardé dans la nouvelle structure IT de l’entreprise. Aujourd’hui, AG Real Estate dépense moins d’argent, de papier et moins d’espace pour stocker ses documents et gagne en productivité car ses utilisateurs trouvent directement la bonne information, au bon endroit et au bon moment.

« Pour nous, Ricoh est l’un des meilleurs prestataires pour la GED sur le marché. Le professionnalisme ainsi que les compétences des consultants de Ricoh sont de première qualité, tout en restant très compétitif au niveau des prix. »
Julien Baeck, Librarian chez AG Real Estate

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